Comment concevoir une stratégie de RH structurée

Embauchez les bonnes personnes grâce à une stratégie de RH structurée.

Alors que les entreprises s’efforcent de réussir dans un paysage de recrutement compétitif marqué par les démissions, les baisses d’effectifs et le roulement massif de personnel, de nombreuses petites et moyennes entreprises se retrouvent à la traîne et ne parviennent pas à attirer les talents dont elles ont besoin.

« Nous sommes trop petits pour faire des entretiens formels. »

« Nous n’utilisons pas de contrats de travail écrits, cela prend trop de temps. »

« Les descriptions de poste ne sont que pour les grandes entreprises. »

Vous avez probablement entendu des propriétaires et gestionnaires d’entreprise lancer des déclarations similaires. En fait, vous avez peut-être dit des choses comparables vous-même. Mais au lieu de vous faciliter la vie, ce manque de structure pourrait vous freiner. Des rapports de PME canadiennes font état d’un certain nombre de difficultés d’embauche créées par cette absence de processus. Le manque de personnel et de ressources spécialisés en RH, les problèmes de rétention, ainsi que les préjugés intégrés dans les processus informels réduisent la diversité et aboutissent à un bassin de talents plus restreint.

Une opportunité, pas un défi

Relever ces défis ne devrait pas vous intimider. Même les microentreprises peuvent améliorer leurs pratiques de recrutement des talents en mettant en œuvre un plan de ressources humaines structuré et stratégique. De plus, celui-ci n’a pas besoin de prendre des mois à mettre en place.

Si votre entreprise est petite, nouvelle ou en restructuration dans un nouvel environnement de travail, vous êtes dans une position idéale pour concevoir un processus de RH réactif qui non seulement stabilisera vos performances en matière de recrutement, mais vous aidera aussi à améliorer votre taux de réussite et à réduire les désistements.

Un processus de RH structuré est-il possible pour les PME?

L’époque des entretiens ad hoc et des offres d’emploi affichées au hasard est révolue. Les candidats sont de plus en plus avisés lorsqu’ils étudient les offres d’emploi, et utilisent les réseaux numériques pour prendre des décisions d’une manière que de nombreuses PME sont souvent mal équipées pour gérer.

Emily Mei Carter, consultante en image d’employeur et en avenir du travail, travaille avec les PME pour définir leur identité en matière de ressources humaines et offre des conseils stratégiques aux PME qui cherchent à améliorer leurs pratiques d’embauche.

« Un processus structuré est non seulement possible, il est essentiel pour les PME, dit-elle. Ce processus devrait idéalement prendre racine au début des opérations, mais la création d’un processus structuré pour vos besoins en ressources humaines et en recrutement peut se faire à n’importe quel stade. »

Bien que les PME mettent souvent en avant leur petite taille pour expliquer leurs processus de RH informels, Mme Carter explique que ce n’est pas une véritable excuse.

« Les PME ont un avantage, car si elles rédigent leurs procédures à partir de zéro, elles peuvent prendre en compte le paysage actuel et évolutif des RH et du marché afin de s’assurer que leurs processus sont adaptés. »

« Les systèmes existants, explique-t-elle, que les grandes entreprises ont tendance à utiliser, risquent de s’alourdir et de se compliquer au fil du temps, ce qui accroît l’inefficacité du recrutement. »

« S’assurer que les processus sont construits correctement dès le départ vous permet de gagner du temps sur le long terme », conseille-t-elle.

Comment créer un modèle d’embauche qui vous convient?

Les petites et moyennes entreprises ne sont pas des répliques miniatures des grandes entreprises et ne devraient pas essayer d’imiter leurs procédures de RH.

« Les grandes organisations sont cloisonnées dans des départements tels que le marketing, les RH ou l’exploitation, explique Mme Carter. Cela peut entraîner une confusion des responsabilités, des chevauchements inefficaces ou une communication et des objectifs déconnectés. »

« Dans une PME, vous avez tendance à porter plusieurs casquettes, ce qui vous permet de créer une approche plus holistique. »

Une approche du recrutement particulièrement populaire en ce moment est le modèle allégé (ou agile). Le recrutement agile peut convenir aux PME, car il est flexible, collaboratif et itératif.

« J’ai constaté que de plus en plus de professionnels des RH abordent leur travail de manière agile, agissant comme des chefs de produit pour la culture d’entreprise. Recueillez les réactions, essayez quelque chose à petite échelle, recueillez d’autres réactions, ajustez, réessayez ou lancez le processus à l’échelle de l’entreprise », écrit Karen Weeks, accompagnatrice en gestion de carrière expérimentée et auteure de livres sur les ressources humaines.

Créer une image de marque qui attire les talents

Une fois que vous avez mis en place un processus de RH, vous pouvez commencer à vous présenter aux candidats. Cela implique plus qu’une offre d’emploi rédigée à la hâte et publiée sur un ou deux sites de recherche d’emploi. Pour faire face à une concurrence dynamique en matière d’embauche, les PME doivent planifier intentionnellement une stratégie pour attirer les talents.

Cette stratégie peut être abordée de plusieurs manières, mais elle nécessite toujours de définir les valeurs et la mission de votre entreprise. Plutôt que d’énumérer ce que les candidats peuvent attendre d’un emploi potentiel avec des descriptions de poste peu attrayantes et lourdes en jargon, une image de marque à titre d’employeur va plus loin en montrant aux candidats pourquoi ils devraient vouloir ce type de poste dans votre entreprise.

Cela ne signifie pas d’intégrer toutes sortes d’éléments sophistiqués de marquage ou de conception dans votre processus de recrutement.

« Méfiez-vous de sauter sur les dernières tendances en matière de RH. Assurez-vous avant tout que ce soit la meilleure stratégie pour vous, dit Carter. Le récent changement de politique d’emploi d’AirBnb, soit une rémunération équitable et un travail à distance, a attiré 800 000 candidats. »

Cependant, sans une image de marque d’employeur claire pour attirer les bons candidats, AirBnB a reçu plus d’intérêt qu’elle ne pouvait en gérer, jetant un trouble dans sa pratique d’embauche et finissant par nuire à sa marque.

Les technologies de RH sont-elles utiles ou nuisibles?

Une recherche rapide sur Google montre des dizaines, voire des centaines, d’applications logicielles promettant une gamme de solutions en matière de ressources humaines qui peuvent être personnalisées à l’infini. Si certains programmes peuvent convenir à votre PME à certains stades du processus de recrutement, Mme Carter prévient que les PME doivent être prudentes avant de mettre en œuvre une technologie de RH compliquée.

« S’appuyer lourdement sur un mauvais logiciel vous fera perdre du temps et rendra potentiellement votre processus trop complexe. L’idée générale lors de l’élaboration d’un plan de RH structuré et d’une stratégie de marque d’emploi devrait être de réduire le nombre de candidats plutôt que de l’augmenter », dit-elle.

 La différence est que « la qualité et l’adéquation des candidatures reçues devraient être beaucoup plus élevées. Vous pouvez alors vous concentrer sur la technologie pour vous aider à suivre les candidats, plutôt que de compter sur des mots-clés pour vous aider à mettre en évidence les CV que vous devriez lire, car il serait impossible de les lire tous. »

La technologie doit compléter votre stratégie d’attraction des talents et de valorisation de l’image de marque de l’employeur, au lieu de l’orienter.

Liste de contrôle des meilleures pratiques en matière d’embauche

• Créer et documenter une stratégie et un plan de ressources humaines (y compris un processus de recrutement étape par étape)

• Définir votre image de marque à titre d’employeur pour attirer les talents (pourquoi choisir ce poste dans cette entreprise)

• Évaluer si vous avez vraiment besoin de la technologie de RH et, si oui, la choisir en fonction de vos besoins

• Recueillir les commentaires des candidats et des employés impliqués dans le recrutement (entre autres sources potentielles)

• Rechercher, remanier ou redéfinir votre stratégie en matière de RH selon les besoins

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