Le nouveau dilemme des PME : à distance, hybride ou au bureau?

Avec la confusion qui règne autour de tous les modèles de travail, il est de plus en plus difficile pour les PME de choisir entre le télétravail, le travail hybride et le travail au bureau. Découvrez comment choisir l’approche qui convient le mieux à votre entreprise et à vos employés.

Il y a seulement cinq ans, le visage actuel du monde du travail aurait semblé inimaginable à la plupart d’entre nous. Des entreprises entières fonctionnant aisément sans bureau? Des équipes de travail à distance qui collaborent de manière cohérente dans des dizaines de langues, par-delà les frontières et les fuseaux horaires?

Il est vrai que la technologie changeait déjà régulièrement notre façon de travailler, mais lorsque la pandémie de COVID-19 a envahi notre monde au début de l’année 2020, la transition s’est fait si rapidement et si brutalement qu’elle a pris beaucoup d’entre nous au dépourvu.

De plus, à mesure que le travail à distance et hybride gagnent du terrain dans plusieurs secteurs, de nouvelles variantes commencent à apparaître. Chaque approche a ses propres mérites selon la structure de votre entreprise.

Mais de la même manière, de nouveaux défis sont apparus au fur et à mesure que le marché se développait. L’adoption encore plus poussée des nouvelles technologies, les obstacles culturels plus nombreux et l’accent mis sur le bien-être des employés sont devenus une priorité pour les propriétaires de PME.

Quelle est la différence entre le travail à distance, hybride et au bureau?

Pour beaucoup, il y a encore une grande confusion entre le modèle de travail à distance, hybride ou au bureau. Si la définition de chaque type d’arrangement peut sembler évidente, certaines nuances méritent d’être explorées.

Approche au bureau

Pour certaines entreprises, le modèle de travail à distance ou hybride n’est tout simplement pas réalisable. Les employés doivent être physiquement présents au travail pour que l’entreprise fonctionne. C’est un fait.

Cependant, de nombreuses PME conservent la même approche qu’avant la pandémie. Les employés sont attendus au bureau un nombre prédéterminé de jours par semaine (généralement cinq) et les rares jours de travail à domicile ne peuvent être pris qu’avec un préavis.

C’est pourquoi, lors des rares journées de travail à distance, les employés ne disposent souvent pas des outils virtuels et des plateformes technologiques nécessaires pour travailler à distance, ce qui rend toute transition future encore plus improbable.

Dans le cas de l’approche au bureau, les gestionnaires préfèrent encourager les discussions autour de la fontaine et les gribouillages sur les tableaux blancs plutôt que d’investir dans des solutions de travail hybride ou à distance.

Approche hybride flexible

Dans cette approche, les propriétaires et les gestionnaires de l’entreprise ont fait un effort concerté pour investir dans des outils et des technologies qui permettent aux employés de travailler à distance. En outre, l’entreprise conserve probablement un bureau physique, qui est toujours considéré comme le principal espace de travail de l’entreprise, mais une réduction des effectifs a probablement eu lieu depuis la pandémie.

Dans le cas de l’approche hybride flexible, les employés sont toujours encouragés à travailler au bureau, notamment à des fins de socialisation de l’équipe, mais la direction n’impose ni ne prescrit un régime strict de jours de présence au bureau. Comme la majorité des mesures de distanciation sociale ont été levées après la pandémie, cette approche est peut-être la plus courante.

Approche à distance

Les entreprises favorables au travail à distance ont doublé leurs investissements dans les outils et les technologies permettant le travail virtuel, en mettant en œuvre des politiques et des stratégies entières visant à mieux équiper les employés pour leur permettre de travailler de manière confortable et productive.

Un bureau physique peut toujours exister dans le cadre de cette approche, mais il est destiné à compléter et à soutenir le travail à distance. Avec ce modèle de travail, les propriétaires et les gestionnaires de l’entreprise approuvent pleinement le travail à distance et fixent la norme en l’adoptant eux-mêmes de manière régulière.

Approche virtuelle

L’approche la plus récente, et peut-être la moins courante, est celle du télétravail permanent, où presque tous les employés (y compris les propriétaires et les gestionnaires) travaillent presque exclusivement à domicile. Cette approche se rencontre surtout dans les entreprises en démarrage ou dans les firmes qui ont tendance à embaucher au niveau international plutôt que local.

Avec l’approche virtuelle, presque tous les éléments technologiques et toutes les politiques relatives au lieu de travail sont destinés à servir la main-d’œuvre distribuée. La culture d’entreprise, les flux de travail et les valeurs commerciales sont dédiés au soutien d’un lieu de travail virtuel. C’est pourquoi les entreprises qui adoptent cette approche ont rarement un bureau physique, et si elles en ont un, elles ne le fréquentent que lorsque les tâches ne peuvent pas être accomplies virtuellement.

Avantages et inconvénients du travail à distance, hybride et au bureau

Malgré l’adoption forcée du travail à distance au cours des premiers mois de la pandémie, le Canada a connu une diminution constante du pourcentage de Canadiens qui travaillent hors du bureau au cours de la dernière année.

Pour beaucoup, une approche hybride présente le meilleur des deux mondes et constitue un équilibre efficace entre le travail à distance et le travail au bureau. Cependant, comme pour toute nouvelle approche, il existe des opportunités et des défis dans une même mesure.

Avantages et inconvénients du modèle de travail hybride

Avantages

• Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Les employés disposent d’une plus grande autonomie sur leur temps, économisent de l’argent sur leur trajet domicile-travail et passent plus de temps avec leur famille et leurs proches. 
• Amélioration de la santé mentale : Un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée améliore la santé mentale des employés, ce qui permet aux gens de s’équiper d'outils qui les aident à mieux gérer leurs tâches quotidiennes et à se concentrer sur l’enrichissement de leur vie dès la fin de la journée de travail.
• Amélioration de la productivité : De nombreux employés citent la concentration accrue comme l’un des principaux avantages du travail à distance, affirmant qu’ils sont aussi, voire plus, productifs que lorsqu’ils sont au bureau. 
• Meilleure rétention des employés : Plus vos employés sont heureux, plus ils sont susceptibles de rester dans votre entreprise. Les travailleurs mécontents sont susceptibles de chercher un emploi ailleurs.
• Accès à un bassin de talents plus large : Les entreprises ne sont pas limitées au recrutement local et peuvent puiser dans une vaste réserve internationale de talents. 
• Réduction des coûts : En réduisant l’espace physique dont elles ont besoin, les entreprises économisent de l’argent sur le loyer des bureaux et les coûts énergétiques.

Inconvénients

• Problèmes de santé mentale : Les employés se sentent souvent isolés et seuls lorsqu’ils travaillent à distance. Beaucoup sont victimes d’épuisement professionnel et sont incapables de se déconnecter ou de séparer leur vie professionnelle de leur vie privée.
• Défis accrus en matière de sécurité : La sécurité des appareils et des réseaux est plus facile à gérer lorsque tout est sous un même toit. Les employés utilisant souvent leurs propres appareils pour travailler, les problèmes de sécurité augmentent. 
• Difficulté à intégrer les nouvelles technologies : Les outils et solutions de collaboration virtuelle sont essentiels pour permettre le travail à distance, mais il peut être difficile d’obtenir l’adhésion de tous et de les utiliser efficacement, surtout avec les nouveaux employés. 
• Absence de culture d’entreprise : Si les employés se voient rarement en face à face, il est difficile d’établir une culture d’entreprise engagée et sociale, en particulier si les employés ne font pas partie de la même équipe.
• Impact sur les clients : Pour certaines entreprises, les employés en contact avec la clientèle sont essentiels pour créer une bonne expérience client. Le travail à distance peut rendre difficile le maintien des relations avec les clients.
• Préoccupations accrues en matière de santé et de sécurité : Les évaluations des risques et la santé des employés sont plus faciles à surveiller et à gérer dans un environnement de bureau contrôlé.

Il est intéressant de noter que, contrairement à la tendance fluctuante du travail à distance, l’approche hybride semble être sur une trajectoire ascendante au Canada et pourrait bientôt dépasser le travail à distance si cela continue.

La transition vers le modèle de travail à distance ou hybride en 5 étapes

Pour les grandes entreprises, la transition vers le travail à distance ou hybride en raison de la pandémie s’est avérée être un jeu d’enfant. Après tout, les ressources, le budget et le personnel nécessaires pour effectuer ce changement général sont généralement déjà en place.

Les PME disposent toutefois de budgets plus serrés et de moins de ressources pour mener à bien des changements aussi importants. Chaque investissement, qu’il soit axé sur les personnes ou sur la technologie, doit être minutieusement réalisé pour s’assurer qu’elles en ont pour leur argent.

1. Investissez dans la bonne technologie

Un investissement malavisé pour une grande entreprise peut facilement être balayé sous le tapis. Pour une PME, les conséquences peuvent être désastreuses. Faites vos recherches avant chaque investissement technologique. Ce n’est pas parce qu’une technologie a fonctionné pour l’entreprise d’un ami qu’elle s’appliquera nécessairement à la vôtre.

Avant d’investir dans une nouvelle solution ou un nouveau service, évaluez son impact sur vos objectifs commerciaux ou voyez s’il fait ce qu’il est censé faire. Tentez le coup en investissant dans des essais gratuits et profitez de l’essor du logiciel-service (SaaS) pour éviter de vous embourber dans des contrats à long terme coûteux.

2. Gérez les attentes tôt et régulièrement

Que vous utilisiez l’approche à distance, hybride ou au bureau, certains principes de base de la gestion s’appliquent.

En tant que propriétaire de PME, vous devez toujours vous assurer que chaque personne sait ce que l’on attend d’elle en termes de rendement. Vous devez également continuer à réserver du temps pour des réunions régulières avec votre personnel en instaurant une politique de porte ouverte.

En communiquant clairement les valeurs et les objectifs de votre entreprise, vous vous assurez que tout le monde adhère au modèle de travail que vous avez adopté pour votre entreprise et que tous tirent dans la même direction.

3. Communiquez, communiquez, communiquez

Une communication régulière entre la direction, les gestionnaires et les employés est essentielle pour faire de toute transformation ou transition d’entreprise un succès. Un changement de modèle de travail n’est pas différent.

Une mauvaise communication est souvent citée comme l’une des principales sources d’erreurs sur le lieu de travail. Il est donc essentiel de tenir régulièrement des réunions et des mises à jour au niveau de l’entreprise pour aider les employés à se sentir impliqués dans leur entreprise, quel que soit leur lieu de travail.

Ces réunions peuvent souvent devenir banales, alors rendez-les collaboratives et encouragez les gens à partager leurs succès, et même leurs échecs ou leurs erreurs.

4. Améliorez constamment la culture d’entreprise

Établir et maintenir une culture d’entreprise positive peut être plus difficile lorsque les employés sont dispersés. Une grande partie de l’aspect social organique de la journée de travail est perdue, comme les sorties spontanées après le travail, les dîners d’équipe et l’accueil des nouvelles recrues.

Pour créer une culture d’entreprise qui fonctionne aussi bien à distance, il est toujours judicieux d’introduire des activités virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe, d’affiner votre processus d’intégration à distance et de montrer constamment à quel point vous appréciez vos collaborateurs et leur travail par des marques de reconnaissance publiques et privées.

5. Créez un espace psychologiquement sain

Les avantages du travail à distance et du travail hybride en termes de bien-être sont évidents, mais ils peuvent également avoir des effets négatifs, notamment l'isolement, la solitude et l’épuisement.

Il est essentiel de cultiver un environnement dans lequel les gens se sentent capables d’exprimer leurs inquiétudes et de parler franchement de leur santé mentale pour retenir les employés et les aider à rester heureux et productifs.

Une autre bonne idée est d’investir dans des plateformes de santé mentale sur le lieu de travail qui encouragent les employés à mieux comprendre et à prendre soin de leur santé mentale, ou de proposer des journées de santé mentale où les gens peuvent prendre un jour de congé sans fournir de raison ou d’explication.

Points à retenir

Hybride ou pas? C’est probablement la question que se pose tout propriétaire de PME. La réponse n’est pas évidente. Lorsqu’il s’agit du modèle de travail que votre entreprise doit adopter, il n’y a pas d’approche unique.

• L’approche parfaite n’existe pas. Chaque modèle s’accompagne d’opportunités et de défis qui lui sont propres, et peut ne s’appliquer qu’à certains types d’entreprises. Par exemple, si votre entreprise est essentiellement tournée vers la clientèle, il n’est peut-être pas judicieux d’adopter une approche entièrement à distance (ou même une approche hybride).

• Soyez attentif à ce que font vos clients. Si la plupart de vos clients ont déjà adopté un modèle de travail à distance, il est logique de s’aligner en conséquence et de réduire ainsi les coûts physiques.

• Ne courez pas avant de savoir marcher. Toute transition doit être soigneusement étudiée et planifiée de manière stratégique. Avant de prendre des engagements à long terme, examinez minutieusement les avantages et les inconvénients de chaque approche et la manière dont ils s’appliquent non seulement aux objectifs actuels de votre entreprise, mais aussi à vos plans d’affaires futurs.

• Ne négligez jamais votre personnel. Le plus important est de tenir compte de l’impact que toute transformation du lieu de travail est susceptible d’avoir sur vos employés. Placez la confiance et la transparence en tête de vos priorités et n’oubliez pas que le succès ou l’échec de tout changement repose sur votre atout le plus précieux : votre personnel.

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